Confirmation des commandes par téléphone et WhatsApp : un seul tableau de bord pour votre équipe

Une commande en paiement à la livraison ne vaut rien tant qu'elle n'est pas confirmée. Avant de payer une livraison, il faut savoir si le client existe, s'il veut toujours le produit, s'il connaît le montant exact et si l'adresse tient la route. C'est le travail de confirmation, et il occupe une bonne partie de la journée de la plupart des e-commerçants algériens.

L'appel lui-même prend deux minutes. Ce qui fait perdre du temps, c'est tout le reste : retrouver le numéro, savoir qui a déjà appelé, se souvenir de ce que le client a dit, recopier l'adresse pour le livreur. Cette page explique comment goStore DZ organise ce travail, et ce qu'il ne fait pas.

Ce qui coince quand on confirme sans outil

Avec quelques commandes par jour, un cahier ou un tableur suffit. Les difficultés arrivent avec le volume, surtout quand une deuxième personne se met à appeler :

• Les informations sont éparpillées entre la boutique, les messages privés et les notes du téléphone.
• Le suivi est flou : on ne sait plus quelles commandes attendent un rappel et lesquelles sont prêtes à partir.
• Le même client est appelé deux fois, par deux personnes différentes, et finit par annuler.
• Des commandes confirmées restent en attente parce que personne ne les a vues passer.
• L'adresse est recopiée pour le transporteur, avec le risque de se tromper de commune ou de chiffre.

Chacun de ces ratés finit souvent en retour, que vous payez à l'aller et au retour. La manière de mener l'appel (moment, points à vérifier, relances) est détaillée dans notre article sur les appels de confirmation de commandes. Ici, il s'agit de l'outil qui encadre ce travail.

Ce que fait goStore DZ pour la confirmation

goStore DZ est une plateforme e-commerce : vous créez votre boutique et vos landing pages, et le client saisit lui-même sa commande. Chaque commande arrive dans votre espace avec ce qu'il faut pour confirmer :

• le nom et le numéro de téléphone du client, prêts à être appelés ;
• la wilaya et la commune, pour vérifier l'adresse et le tarif de livraison ;
• le produit commandé et le montant, pour annoncer le total sans hésiter ;
• le statut de la commande : nouvelle, confirmée, annulée, envoyée à la livraison.

Après l'échange, vous mettez le statut à jour. Les commandes confirmées sont envoyées depuis le tableau de bord à la société de livraison, et le bordereau est généré à partir des données de la commande. Vous ne ressaisissez ni le nom ni l'adresse.

Tout fonctionne dans le navigateur du téléphone : la personne qui confirme n'a besoin ni d'ordinateur ni de compétences techniques.

Ce que goStore DZ ne fait pas

Mieux vaut le savoir avant de commencer l'essai :

1. Il n'appelle pas vos clients. Aucun robot d'appel, aucun centre d'appels intégré.
2. Il n'envoie pas de WhatsApp ni de SMS automatiques. Si vous confirmez par message, c'est vous ou votre agent qui l'écrivez.
3. Il ne décide pas à votre place. Une commande n'est ni confirmée ni annulée sans action humaine.
4. Il ne récupère pas les commandes passées en message privé. Pour qu'une commande arrive dans goStore DZ, le client doit commander sur votre boutique ou votre landing page.

Téléphone ou WhatsApp : comment s'organiser

La plupart des vendeurs combinent les deux. Voici un exemple d'organisation, à adapter à votre clientèle :

Dans tous les cas, le numéro et le détail de la commande sont dans goStore DZ, et le résultat se note dans le statut de la commande. Pour les phrases exactes à dire ou à copier, utilisez notre script de confirmation de commande par appel et WhatsApp.

Confier la confirmation à un agent

Quand vous n'avez plus le temps d'appeler, la confirmation est souvent la première tâche que l'on délègue : à un proche, à un agent à temps partiel, ou à une personne qui travaille depuis chez elle.

Si votre offre inclut les membres d'équipe, cette personne accède à la même boutique. Elle voit les nouvelles commandes, appelle et met à jour les statuts, pendant que vous gérez les produits, la publicité et les colis. Les offres concernées sont indiquées sur la page des tarifs de goStore DZ.

Quelques règles pour que ça marche :

• Donnez-lui votre script et vos libellés de résultat, pour que tous les clients entendent la même chose.
• Répartissez clairement les commandes si vous êtes plusieurs à appeler.
• Suivez son taux de confirmation, mais toujours en face des colis réellement livrés.

Une matinée de confirmation : exemple illustratif

Exemple illustratif. Karim vend des accessoires de téléphone depuis Sétif, avec une agente de confirmation qui travaille depuis Béjaïa.

À 9 h, l'agente ouvre goStore DZ sur son téléphone. Les commandes de la nuit sont là, avec le nom, le numéro, la wilaya, la commune, le produit et le montant. Premier appel : le client d'El Eulma confirme et entend le total livraison comprise ; la commande passe en confirmée. Deuxième commande : pas de réponse. Elle envoie un court message WhatsApp depuis son téléphone et passe à la suivante. Troisième : le client dit s'être trompé de modèle ; elle annule la commande.

À midi, Karim voit les commandes confirmées, les envoie à la société de livraison depuis le tableau de bord et imprime les bordereaux générés. Il n'a pas eu besoin de demander à l'agente où elle en était : les statuts le disent.

Pour qui, et pour qui ce n'est pas fait

goStore DZ convient si :

• vous vendez en paiement à la livraison et confirmez chaque commande avant expédition ;
• vous travaillez, ou voulez travailler, avec un agent de confirmation ;
• vous expédiez via une société de livraison connectée à Ecotrack, ou avec Yalidine, ZR Express ou Ecom Delivery (voir la page livraison e-commerce et sociétés connectées).

goStore DZ n'est pas fait pour vous si :

• vous cherchez un prestataire qui appelle vos clients à votre place : c'est un centre d'appels, pas un logiciel ;
• vous voulez des appels ou des messages de confirmation automatiques ;
• toutes vos commandes passent par messages privés et vous ne voulez pas de boutique.

Démarrer

Créez votre boutique ou une landing page pour votre produit, puis partagez le lien dans vos publicités et vos réponses en message privé. Chaque commande arrive alors complète, prête à être confirmée. L'essai gratuit de 15 jours, sans engagement et sans commission sur les ventes, permet de confirmer de vraies commandes avant de choisir une offre.

Pour voir tout ce qui se passe après la confirmation, de l'expédition au suivi du bénéfice, consultez la page logiciel de gestion des commandes. Et pour réduire les fausses commandes avant même l'appel, lisez notre article pour réduire les retours et les commandes non confirmées.